시흥시 청소년 동아리 축제 성공 비결 : QR코드 기반 참여자 데이터 수집 자동화

행사나 축제를 기획하고 계신가요? 수많은 참가자가 몰리는 현장에서 “우리 부스에 몇 명이 왔지?” “실제 참여율이 얼마나 될까?” 고민해보셨다면, 이번 사례에 주목해주세요.

시흥시 청소년 동아리 축제는 올해, QR코드를 활용해 부스별 방문과 참여 현황을 간편하게 관리할 수 있는 시스템을 도입했습니다. 이를 통해 운영팀은 참가자 데이터 수집과 실적 집계 과정을 효율화하며, 현장의 운영 완성도를 한층 높일 수 있었습니다.

지금부터 시흥시 청소년 동아리 축제가 어떻게 QR코드 하나로 더 스마트한 축제 운영을 실현했는지 소개합니다! 🎉

청소년들의 열정이 가득한 지역 최대 축제

시흥시 청소년 동아리 축제는 청소년들이 직접 기획하고 참여하여 자신들의 끼와 재능을 마음껏 펼치는 시흥시 대표 청소년 축제입니다. 청소년 동아리 지원 사업에 참여한 동아리들이 1년간의 활동과 성과를 공유하는 자리로, 올해로 10주년을 맞이했는데요. 이번 축제는 ‘우리! 우리가 직접 만드는 세계, YOUTH VERSE!’라는 주제로 더욱 풍성하게 진행되었습니다.

수기 명단의 한계 : ‘추정치’가 아닌 ‘데이터’로

시흥시청소년재단은 약 150개의 부스가 운영되는 이번 축제에서 참여 현황을 보다 정확하고 효율적으로 관리할 수 있는 방법을 고민했습니다. 행사 규모가 큰 편에 속하다 보니 부스별로 수기로 명단을 받는 것이 사실상 어려웠고, 참여 실적은 대부분 추정치로만 확인할 수 있었습니다.

이에 재단은 현장의 생생한 참여 데이터를 체계적으로 수집할 수 있는 새로운 시스템을 도입하기로 결정했습니다. 이 과정에서 선택된 것이 바로 치즈버튼의 QR코드 기반 참여 관리 솔루션이었습니다.

'3가지 핵심 기준'을 모두 충족하다

시흥시 청소년 동아리 축제 현장 실적 집계를 위해 다양한 솔루션을 검토하던 운영팀은 최종적으로 치즈버튼을 선택했습니다. 도입을 결정할 때 가장 중요하게 본 기준은 사용자 편의, 데이터 수집 자동화, 서비스 안정성이었는데요.

• 결정적인 이유: 대부분의 참여자가 휴대폰을 가지고 있는 만큼, 참여자는 QR코드를 스캔해 손쉽게 부스에 입장할 수 있고, 행사 관리자는 간편하게 실적을 집계할 수 있다는 점이 결정적이었습니다. 치즈버튼은 이러한 요구를 완벽히 충족했습니다.
• 현실적인 대안: 축제 규모나 예산을 고려했을 때 마땅한 대안을 찾기 어려웠지만, 치즈버튼과의 소통 과정에서 원하는 방향에 가장 잘 맞는 해결책을 찾을 수 있었습니다.

치즈버튼 솔루션 : QR코드 기반 참여 데이터 수집 자동화

시흥시 청소년재단은 150여 개 부스가 동시에 운영되는 대규모 축제 현장에서, 부스별 방문 현황과 참여 실적을 효율적으로 관리하기 위해 치즈버튼의 ‘현장 데이터 수집’ 기능을 도입했습니다.

QR코드 기반 시스템을 통해 참여자 확인부터 실적 집계까지 모든 과정이 자동화되면서, 운영팀은 이전보다 훨씬 빠르고 정확하게 현장 상황을 파악할 수 있었습니다.

📱QR 코드로 시작되는 현장 참여 과정

치즈버튼은 'QR 코드 스캔 후 부스 입장하기' 시스템을 구현했습니다.

① QR코드 스캔: 참여 청소년은 부스에 비치된 고유 QR코드를 스마트폰으로 스캔합니다.
② 부스 정보 확인: 스캔 즉시 해당 부스 정보 페이지로 연결됩니다.
③ 본인 인증 : 문자 인증을 통해 본인 확인 및 동의 절차를 간편하게 거칩니다.
④ 추가 정보 입력: 부스 입장을 위해 성별, 나이대 등 필요한 추가 정보를 간편하게 제출하면 입장이 완료됩니다.

이 과정은 ‘사용자 편의', '데이터 수집 자동화', '서비스 안정성'의 세 가지 핵심 목표를 모두 만족시켰습니다. 특히, 약 2만 명의 동시 접속 가능한 환경에서 안정적으로 사용할 수 있도록 지원했으며, 이로 인해 매끄러운 운영이 가능했습니다.

👩🏻‍💻 담당자 만족도 : 자동화된 보고서와 줄어든 업무 부담

행사 종료 후 치즈버튼 팀은 운영팀에 QR코드별 참여자 명단과 함께 데이터가 정리된 자료를 엑셀 파일 형태로 제공했습니다. 현장 집계가 자동으로 이루어졌기 때문에 별도의 수작업 없이 정확한 참여 데이터를 제공할 수 있었습니다.

• 자동화된 보고서: 행사 종료 후 QR코드별 제출 내역을 엑셀 파일로 확인 가능
• 업무 효율 향상: 자동화된 시스템 덕분에 담당자의 업무 부담이 크게 줄어듦
• 데이터 신뢰성 확보: 모든 참여 정보가 자동으로 저장되어 통계 분석 활용이 용이

다음 행사를 기약하며

시흥시 청소년 동아리 축제는 치즈버튼을 통해 대규모 현장 축제에서 정확하고 근거 있는 참여 실적 데이터를 확보하는 데 성공했습니다.

행사를 주관하는 시흥시 청소년재단 측은 치즈버튼 도입에 대해 깊은 만족감을 표하며:

"청소년동아리축제처럼 대규모 행사에서는 치즈버튼 시스템을 통해 보다 효율적으로 관리할 필요가 있다고 느꼈습니다. 다음 행사에서도 활용하고 싶습니다."

라고 전해주셨어요. 담당자의 업무 부담을 줄여주고, 행사의 데이터 품질을 한 단계 높인 치즈버튼은 QR코드 기반 대규모 현장 데이터 관리를 위한 효율적인 대안으로 자리매김했습니다. 대규모 축제의 참여 데이터 수집을 안정적으로 자동화하고, 담당자의 업무 효율을 극대화할 파트너가 필요하시다면 망설이지 말고 치즈버튼으로 연락해주세요.